Benchmarking de produtos, processos e idéias

Benchmarking é a terceira ferramenta de gestão mais usada, segundo o Management Tools & Trends 2011 (Ferramentas de gestão & tendências 2011) da Bain & Company. Nas Américas do Norte e Latina a ferramenta só não é mais usada que o processo de planejamento estratégico e as incompetentes declarações de Visão, Valores e Missão comumente anexadas aos planos estratégicos elaborados.

Não tenhamos dúvidas quanto ao uso do benchmarking como ferramenta de gestão, contudo, é mister  interrogar a nos mesmos por uma auto avaliação se onde estamos a ferramenta está sendo aplicada corretamente?

A filosofia popular “… nada se cria, tudo se copia” ideia, de certo, copiada da famosa lei de conservação das massas enunciada pelo russo Mikhail Vasilyevich Lomonossov mas conhecida como lei de Lavosier “na natureza nada se cria, nada se perde, tudo se transforma”, pode estar sendo aplicada em modelos de gestão em nome do benchmark. Para remover a dúvida basta verificar como o processo de benchmarking é usado na implantação do processos de mudanças organizacionais e na busca por aprendizagem e melhor desempenho organizacionais.

O Benchmarking não é um processo aleatório dentro das instituições. Também não deve ser um processo desestruturado, desorganizado ou de moda e menos ainda, um procedimento aleatório de cópia de processos de negócios para ser implantado onde quer que seja. A lista do que o processo de benchmarking não é pode ser tão grande quanto o grau de descuido que se tem quando do seu uso. Mas definitivamente, é um processo que jamais será enquadrado como piratagem ou bisbilhotagem ou algo parecido. É um procedimento formal entre empresas concorrentes em mercado ou área territorial, órgãos de entidades parceiras ou filiais ou regionais de instituições públicas e privadas.

É necessário deixar claro o que é benchmarking. Um processo contínuo, planejado, que fornece informações para o processo de aprendizagem organizacional e especificamente analisa processos empresariais. Está, em razão disso, ligado à área de desenvolvimento organizacional das instituições que pode adotá-lo como uma de suas ferramentas de gestão. Além disso, por ser ferramenta de gestão, após decisão sobre seu uso, sua aplicação é  realizada por meio da implantação de um processo de benchmarking. Por meio dele busca-se as melhores práticas para produzir um produto por meio de um processo de fabricação, por exemplo.  Por melhores práticas entende-se aquelas práticas sendo aplicadas em conjunto para produzir um produto ou serviço de qualidade superior por meio de processo eficiente no uso de quaisquer de seus insumos críticos.

Processo de Benchmarking
Processo de Benchmarking

A prática do benchmarking  leva vantagens competitivas em razão da comparação de produtos, processos e atividades de pessoas realizados internamente mas requer a execução de algumas etapas para obter os benefícios de conhecer o mercado, concorrentes e os produtos objeto da prática:

  • Planejar o processo de Benchmarking: nesta etapa, executa-se atividades internas relacionados com o processo de benchmarking a ser implementado. Nela, a alta direção deve se comprometer e apoiar a prática do benchmarking permitindo ou autorizando  o desenvolvimento de medidas e um plano de coleta de informação, além de estabelecer os seus objetivos e metas. É importante que sejam definidos os processos, produtos ou atividades que podem ser objeto benchmarking, bem como os seus tipos de benchmarking que podem ser envolvidos na parceria;
  • Coletar informações internas e externas: a divulgação interna da informação coletada bem como a seleção de possíveis parceiros no processo bem como a sua caracterização são atividades importantes para a sequencia do benchmarking;
  • Analisar e propor o estabelecimento de parceria em Benchmarking: certamente, muitas empresas e instituições estão, da mesma forma, buscando parceiros para a implantação de uma ferramenta de gestão como esta. É o momento de externar, por meio de comunicação institucional o desejo de realizar parcerias para a prática do benchmarking.
  • Implementar o Benchmarking: Nesta etapa, após uma análise dos objetivos, dos produtos e processos que os parceiros potenciais disponibilizaram, estabelecer formalmente parceria em Benchmarking;
  • Medir os resultados do processo de Benchmarking: registrar informação levantada na etapa de planejamento para razões de medições. Relatos indicam que foram observadas melhorias de 30% a 50% dos processos envolvidos pela metodologia de Benchmarking. Ele pode afirmar quem faz melhor o quê.

O procedimento se divulgado internamente sem restrições constitui em ferramenta poderosa de melhoria contínua e eleva as instituições para níveis superiores de desempenho.  No entanto, os processos aprendidos não são como luva que vestem perfeitamente as mãos de um ou de outro. Lembre-se sempre que aprender não significa copiar.

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